Vertegenwoordiging in douanezaken

Bij het indienen van douaneaangiften en het uitvoeren van handelingen in relatie met Douane kunt u zich als ondernemer laten vertegenwoordigen. Hierbij is het wel van belang dat u zich bewust bent van de juridische gevolgen van vertegenwoordiging. Welke risico’s liggen er bij u en welke bij de vertegenwoordiger? Hierna gaan wij hier wat uitgebreider op in. Eerst bespreken wij kort wat vertegenwoordiging inhoudt. Daarna komt vertegenwoordiging in douanezaken ter sprake.

Vertegenwoordiging algemeen
Bij vertegenwoordiging laten natuurlijk personen of rechtspersonen hun belangen door anderen behartigen. Een bekende vorm van vertegenwoordiging is de directeur van een B.V. die namens deze vennootschap rechtshandelingen verricht.

Om een (rechts)persoon juridisch te kunnen vertegenwoordigen is een volmacht nodig. Met een volmacht geeft de vertegenwoordigde toestemming aan de vertegenwoordiger om namens hem bepaalde handelingen te verrichten. De manier waarop deze volmacht kan worden overeengekomen is vormvrij. Het is echter raadzaam dit schriftelijk vast te leggen. Hiermee worden misverstanden in de toekomst voorkomen.

Vertegenwoordiging in douanezaken

Vertegenwoordigde en vertegenwoordiger
Bij vertegenwoordiging in douanezaken is de vertegenwoordigde de persoon die zeggenschap heeft en het initiatief neemt. Dit kan een importeur, exporteur of houder van een vergunning voor een economische douaneregeling zijn. Deze geeft opdracht aan een derde om hem te vertegenwoordigen.

De vertegenwoordiger is na het afgeven van een volmacht gerechtigd om in relatie tot de Douane handelingen te verrichten. Hij is ook het aanspreekpunt voor Douane. In principe kan iedereen als vertegenwoordiger optreden. Vaak zal de vertegenwoordiger echter bepaalde expertise bezitten op douanegebied.

Bevoegdheid
Vertegenwoordiging is mogelijk bij alle douanehandelingen en formaliteiten, zoals:

• het doen van aangiften;
• het aanvragen van vergunningen;
• bezwaar- en beroepsprocedures;
• verzoek om terugbetaling;
• vragen van uitstel;

Hierbij geldt wel dat de vertegenwoordigde alleen een vertegenwoordiger kan machtigen voor bevoegdheid die de eerstgenoemde zelf bezit. 

Directe en indirecte vertegenwoordiging

Directe vertegenwoordiging
Bij directe vertegenwoordiging handelt de vertegenwoordiger in naam en voor rekening van de vertegenwoordigde. Er is hier eigenlijk sprake van een “verlengde arm”. In feite handelt de vertegenwoordigde maar hij maakt gebruik van de vertegenwoordiger. Dit heeft twee belangrijke gevolgen:

1. De vertegenwoordigde is bij het doen van aangiften de aangever. Hij is schuldenaar voor de douaneschuld (de invoerrechten en overige belastingen die voortvloeien uit de aangifte).
2. Alleen de vertegenwoordigde is in principe tegenover Douane verantwoordelijk voor de (fiscale) gevolgen van het handelen van de vertegenwoordiger. Hij is dus verantwoordelijk voor de juistheid van de douaneaangifte.

Indirecte vertegenwoordiging
Bij indirecte vertegenwoordiging handelt de vertegenwoordiger in eigen naam maar voor rekening van de vertegenwoordigde. Het gevolg hiervan is dat de vertegenwoordiger verantwoordelijk is in relatie tot de Douane voor het doen van een juiste aangifte en voor de douaneschuld die voortvloeit uit de aangifte.

Indirecte vertegenwoordiging kent in Nederland twee beperkingen:

1. Alleen een douane-agent die in het bezit is van een vergunning ‘toelating als douane-expediteur’ mag optreden als indirect vertegenwoordiger.
2. Indirecte vertegenwoordiging is alleen mogelijk via het aangiftesysteem Douane Sagitta Uitvoer (DSU).

De machtiging

Vereisten
Zoals hiervoor reeds is aangegeven is het raadzaam een machtiging tot vertegenwoordiging in douanezaken schriftelijk vast te leggen. Voor het optreden als indirect vertegenwoordiger is dit zelfs verplicht.

Om een rechtsgeldige machtiging tot stand te laten komen moet (uit de machtiging) duidelijk zijn: 

• Wie de machtiging verstrekt;
• Of de (rechts)persoon die de machtiging verstrekt daadwerkelijk bestaat;
• Of deze (rechts)persoon binnen de EU is gevestigd;
• Wie de machtiging ondertekent namens deze (rechts)persoon;
• Of de ondertekenaar bevoegd is de machtiging namens de (rechts)persoon te verstrekken;

Controle door Douane
Bij douaneaangiften controleert Douane in principe niet of een rechtsgeldige machtiging is verstrekt aan de vertegenwoordiger, tenzij Douane ‘gerede twijfels’ hierover heeft of de persoon van de vertegenwoordiger onbekend is. Bij het indienen van bezwaar- en beroepschriften en verzoeken om terugbetaling moet altijd een schriftelijke machtiging worden overlegd. 

Kenbaarheidsvereiste
Douane vereist dat de vertegenwoordiger in douanezaken, bij iedere handeling die hij als vertegenwoordiger verricht, uitdrukkelijk moet verklaren dat hij als vertegenwoordiger optreedt. Dit is het zogenaamde kenbaarheidsvereiste.

Risico
Als niet aan de voorgaande vereisten wordt voldaan kan Douane stellen dat de vertegenwoordiger in eigen naam en voor eigen rekening heeft gehandeld. De vertegenwoordiger is dan aansprakelijk voor alle douaneschulden en eventuele onjuistheden/fraude bij de douaneaangifte.

Vertegenwoordiging in douaneaangifteprocessen
Als laatste gaan wij in op de vertegenwoordiging specifiek bij douaneaangifteprocessen. Hiervoor gelden een aantal voorwaarden:

Vestiging binnen de EU
In principe geldt dat alleen vertegenwoordiging kan plaatsvinden als zowel de vertegenwoordigde als de vertegenwoordiger binnen de EU gevestigd zijn. Hierop bestaan een aantal uitzonderingen waardoor er toch aangifte gedaan kan worden als de vertegenwoordigde of de vertegenwoordiger buiten de EU is gevestigd. Het voert voor deze notitie te ver om hier uitgebreid op in te gaan.

Administratieplicht
Een vertegenwoordiger die douaneaangiften verzorgt dient alle gegevens met betrekking tot de aangiften in zijn administratie bewaren. Hierbij behoren ook de machtiging en de opdracht tot het doen van de douaneaangifte. Deze bewaarplicht geldt voor een periode van zeven jaar nadat het douanetoezicht over de betreffende goederen beëindigd is.

Vergunning elektronisch aangeven
Om aangiften elektronisch in te kunnen dienen is een vergunning elektronisch aangeven nodig. Deze vergunning wordt afgegeven aan degene die de aangiften feitelijk indient. In de situatie waarin vertegenwoordiging plaatsvindt is dat dus de vertegenwoordiger.

Zekerheidsstelling
In bepaalde gevallen kan Douane van de aangever zekerheid eisen bij de afhandeling van de aangifte, bijvoorbeeld in het kader van een uitstelregeling. Een douaneagent die als direct vertegenwoordiger optreedt kan ook in plaats van de vertegenwoordigde zekerheid stellen.

Afsluiting
In het voorgaande zijn een aantal belangrijke issues beschreven die spelen bij vertegenwoordiging in douanezaken. Er zou nog meer te zeggen zijn over dit onderwerp, bijvoorbeeld over betaling van de douaneschuld, sancties en bezwaar en beroep. Wij voorzien u hierover graag van nadere informatie en advies.

Neem voor vragen over dit artikel contact op met Dirk-Jan de Jeu (djmdjeu@roza.nl) of Marijn Bremmer (pmbremmer@roza.nl). Ook bereikbaar via telefoonnummer 0318- 559 559.